Prontuário eletrônico: o que considerar antes de escolher para o seu consultório
Escolher um prontuário eletrônico exige avaliar mais do que a lista de funcionalidades. O sistema concentra informações sensíveis dos pacientes e faz parte da rotina do consultório. Por isso, critérios como segurança dos dados, possibilidade de exportação, assinatura, armazenamento e integração com outras ferramentas precisam entrar na análise.
Um bom prontuário também deve facilitar o dia a dia do profissional. Integrações com agenda, prescrição digital e cobrança, por exemplo, ajudam a centralizar informações e reduzem a necessidade de alternar entre diferentes sistemas durante os atendimentos.
Neste guia, você vai entender como escolher um prontuário eletrônico, quais requisitos legais e profissionais considerar e quais critérios usar para comparar diferentes sistemas. Continue a leitura e confira também como avaliar integrações e testar fornecedores antes de escolher a ferramenta para o seu consultório.
O que a lei e o CFM exigem do prontuário eletrônico
Gratuito ou pago, o prontuário eletrônico segue as mesmas regras. A tabela resume os pontos que mais pesam na escolha. Confira:
Tema | O que diz a regra | Onde está |
|---|---|---|
Guarda | Prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, inclusive para prontuário criado em meio eletrônico | Lei 13.787/2018, art. 6º e §5º |
Integridade e proteção | A digitalização deve assegurar integridade, autenticidade e confidencialidade, e o armazenamento deve proteger contra acesso, uso, alteração e destruição não autorizados | Lei 13.787/2018, arts. 2º e 4º |
Dispensar o papel (médicos) | O sistema precisa atender ao padrão NGS2 (Nível de Garantia de Segurança 2), que prevê assinatura digital com certificado ICP-Brasil | Resolução CFM 1.821/2007, arts. 3º a 5º |
Guarda do arquivo (médicos) | A resolução fala em guarda permanente para prontuário arquivado em meio óptico, microfilmado ou digitalizado, e a lei admite prazos diferentes fixados em regulamento | Resolução CFM 1.821/2007, art. 7º; Lei 13.787/2018, art. 6º, §1º |
Dado sensível | Dado de saúde é sensível, controlador e operador respondem pelo dano que causarem ao tratar dados (art. 42) e devem adotar medidas de segurança (art. 46) | LGPD, arts. 5º, II, 42 e 46 |
A Resolução CFM 2.218/2018 revogou apenas o art. 10 da 1.821 (o selo de qualidade) e não alterou os arts. 3º a 7º, mas outras normas do CFM podem ter mudado a regra desde então.
Na prática, planeje guardar o histórico por tempo indeterminado e confirme a versão atual com o seu conselho regional. A NGS2 e as regras de assinatura são do CFM e valem para médicos. Psicólogos, nutricionistas, fisioterapeutas e outros profissionais seguem as normas do próprio conselho, e o prazo mínimo do art. 6º da Lei 13.787/2018 vale para todo prontuário de paciente.
Os considerandos da Resolução CFM 1.821/2007 atribuem a guarda do prontuário à instituição de saúde, o que inclui o consultório. Ou seja, a guarda é sua, e não do fornecedor do sistema.
Duas consequências decidem boa parte da escolha. A primeira: com guarda mínima de 20 anos, seus dados precisam poder sair do sistema, porque esse prazo é maior do que a vida de muitos contratos. A segunda: se você quer dispensar o papel, a assinatura digital deixa de ser um extra e vira requisito.
Como escolher um prontuário eletrônico: os 8 critérios
Use esta tabela como roteiro de perguntas ao fornecedor. Guarde as respostas, porque elas viram o registro da sua decisão.
Critério | Por que importa | O que perguntar |
|---|---|---|
1. Exportação e saída dos dados | O prazo de guarda é longo e o contrato pode acabar antes | Posso exportar todo o histórico em formato legível, a qualquer momento? Há custo? |
2. Assinatura digital | Para médicos, dispensar o papel exige assinatura digital com certificado ICP-Brasil; outras profissões seguem o próprio conselho | Qual nível do manual de certificação o sistema atende? Aceita certificado digital? |
3. LGPD e contrato | Controlador e operador respondem pelos dados, então o contrato precisa dividir esses papéis | Quem é controlador e quem é operador? Onde os dados ficam? Há backup, criptografia e registro de acesso? |
4. Perfis de acesso | Recepção e equipe não precisam ver tudo | Posso limitar o que cada pessoa enxerga? |
5. Personalização por especialidade | Anamnese e evolução variam entre profissões | Posso criar modelos próprios de anamnese e de evolução? |
6. Integração | Digitar o mesmo dado em vários lugares consome tempo | O prontuário conversa com agenda, prescrição e cobrança? |
7. Suporte e continuidade | Dados clínicos não podem ficar fora do ar | Como funciona o suporte? Com que antecedência avisam mudanças de plano? |
8. Custo total | O valor mensal é só parte da conta | O que é cobrado à parte? Há limite de pacientes, usuários ou armazenamento? |
Dois critérios costumam ser deixados para depois e merecem atenção antes do contrato: a exportação e a integração. É neles que o custo escondido aparece. Se a pergunta é qual o melhor prontuário eletrônico, a resposta é o que passa nos 8 critérios para o seu caso. O custo do sistema também entra no valor da sua consulta.
Integração: o custo de manter sistemas separados
Muitos guias tratam o prontuário eletrônico para consultório como uma peça isolada. No consultório, ele faz parte de uma cadeia: a consulta é agendada, o paciente chega, o atendimento é registrado, a prescrição é emitida e a cobrança é feita. Quando cada etapa vive em um sistema diferente, você vira a ponte entre eles.
Imagine que você confirma um horário na agenda, abre o prontuário em outro sistema, digita novamente o nome e os dados do paciente, prescreve em uma terceira ferramenta e lança o pagamento em uma quarta. Cada passagem é uma chance de erro e de retrabalho. Cada sistema também é um ponto de falha: se um sai do ar, o fluxo inteiro trava.
A integração não precisa significar um único sistema para tudo. Pergunte, para cada ferramenta, se os dados passam de uma etapa para outra sem você digitar de novo. Um bom exemplo do que muda quando as peças conversam é a prescrição integrada ao histórico do paciente, que fica registrada sem trabalho duplicado.
Prontuário eletrônico para consultório: o que muda por porte e profissão
O que pesa na escolha muda com o tamanho do consultório e com a profissão.
- Consultório individual. O mais importante costuma ser simplicidade de uso, exportação dos dados e custo previsível. Você é a única pessoa acessando, então perfis de acesso pesam menos.
- Consultório com recepção ou equipe. Perfis de acesso, registro de quem viu cada prontuário e integração com a agenda ganham peso.
- Clínica com vários profissionais. Entram critérios de gestão: relatórios, cobrança, permissões por profissional e possibilidade de crescer sem trocar de sistema.
A profissão também importa. Exemplos de campos que costumam fazer falta: imagens para dermatologia, medidas e metas para nutrição, evolução por sessão para fisioterapia e registro do atendimento para psicologia. Verifique se o sistema permite modelos próprios para o seu caso, e consulte o seu conselho regional sobre as regras de registro da sua profissão.
Quando vale trocar o prontuário eletrônico que você já usa
Nem todo incômodo justifica a troca, e trocar tem custo. Alguns sinais indicam que vale reavaliar:
- Você digita o mesmo dado em mais de um lugar todos os dias, e isso consome tempo que deveria ir para o atendimento.
- Não consegue exportar os dados ou o fornecedor dificulta a saída.
- O sistema não atende a sua especialidade, e você improvisa campos e anotações fora dele.
- A equipe cresceu e o sistema não tem perfis de acesso.
- O suporte não responde quando algo para de funcionar.
- As regras do plano mudaram e o custo ou os limites já não cabem na sua realidade.
Se vários desses sinais aparecem ao mesmo tempo, vale usar os 8 critérios deste guia para comparar o que você tem com as alternativas. Se só um aparece, converse primeiro com o fornecedor, porque pode ser um ajuste de configuração.
Como comparar dois ou três sistemas de prontuário na prática
Não decida só por demonstração comercial. Peça um período de teste do sistema de prontuário e use um roteiro:
- Cadastre um paciente fictício e faça uma consulta completa, com anamnese, evolução e anexos.
- Emita uma prescrição e um atestado para ver quantos passos cada um exige.
- Exporte os dados do paciente de teste e confira se o arquivo é legível e completo.
- Crie um perfil de acesso restrito, como o da recepção, e confira o que ele consegue ver.
- Leia o contrato e os termos de uso, em especial as cláusulas sobre dados, cancelamento e mudança de plano.
- Faça uma pergunta ao suporte e observe o tempo e a qualidade da resposta.
Compare as respostas lado a lado e dê peso maior ao que você não consegue corrigir depois, como exportação e contrato.
Migração e saída: planeje antes de entrar
Todo sistema um dia é trocado. Planejar a saída antes de começar evita o pior cenário: descobrir, com milhares de registros, que não dá para levar os dados.
Combine com você mesmo uma rotina: exporte uma cópia completa dos dados em intervalos regulares, guarde em local seguro com acesso restrito e confira de vez em quando se o arquivo abre. Ao trocar de sistema, reserve tempo para importar o histórico, adaptar os modelos de anamnese, treinar quem usa e manter os dois sistemas em paralelo por um período.
Imagine que você precise trocar de sistema com 300 pacientes cadastrados, porque o fornecedor mudou as regras do plano. Quem exporta com regularidade faz a troca com calma. Quem nunca exportou passa a depender da boa vontade do fornecedor.
O que fazer do seu lado para proteger os dados
Nenhum sistema protege sozinho. Estas boas práticas, que ajudam a cumprir o dever de segurança do art. 46 da LGPD, fazem diferença no sigilo:
- Use senhas fortes e individuais, e não compartilhe o acesso com a equipe.
- Defina quem acessa o quê, usando perfis de acesso, e revise quando alguém sair ou entrar.
- Bloqueie a tela ao se afastar do computador, principalmente em recepção compartilhada.
- Atualize o computador e o navegador usados para acessar o sistema.
- Evite enviar prontuário por canais não seguros, como aplicativos de mensagem sem proteção adequada.
- Registre o que combinou com o fornecedor sobre backup e exportação.
Esses cuidados importam porque a LGPD responsabiliza controlador e operador pelo tratamento dos dados, e o consultório é quem decide como os dados dos pacientes são usados.
Erros comuns ao escolher um prontuário eletrônico
Estes são os erros mais frequentes na hora de decidir:
- Decidir só pelo valor mensal, sem olhar exportação, contrato e suporte
- Escolher pela lista de funcionalidades, sem testar o uso real
- Esquecer a assinatura digital e descobrir depois que o papel continua existindo ao lado do eletrônico
- Não ler os termos de uso sobre onde os dados ficam e quem acessa
- Ignorar a integração com agenda, prescrição e cobrança
- Nunca exportar os dados e não ter plano de saída
- Copiar a escolha de um colega sem conferir se o sistema serve à sua profissão
Onde o espaço em que você atende entra na conta
Reduzir a quantidade de sistemas também passa pelo lugar onde você atende. Nas unidades Livance, você encontra agenda, site de agendamento e gestão do espaço. O prontuário continua sendo uma escolha sua, e os 8 critérios acima valem para qualquer fornecedor.
Escolha o prontuário eletrônico pelo destino dos seus dados
Um bom prontuário eletrônico guarda o histórico com segurança, deixa você levar os dados embora e se encaixa na sua rotina. Para decidir sem arrependimento:
- Comece pelas regras: guarda, assinatura digital (para médicos) e proteção de dados
- Compare os fornecedores pelos 8 critérios, não pela lista de funcionalidades
- Teste com um paciente fictício antes de cadastrar pacientes reais
- Pergunte pela integração com agenda, prescrição e cobrança
- Planeje a saída e exporte os dados com regularidade
Para entender quanto cada ferramenta pesa no mês, use a calculadora de custos do consultório.
Perguntas frequentes
É o registro digital do histórico clínico do paciente: anamnese, evolução, prescrições, exames e outros documentos. Substitui ou complementa o prontuário em papel, desde que o sistema atenda às regras de guarda e de segurança e, no caso dos médicos, à assinatura digital para dispensar o papel.
Costuma ter cadastro do paciente, anamnese, evolução, prescrições, anexos e histórico, e, em alguns sistemas, agenda e cobrança. A tela e os campos variam por fornecedor e por especialidade, então teste com um paciente fictício antes de decidir.
Registrar o atendimento em prontuário é dever do profissional, e cada conselho tem normas próprias. O formato eletrônico é uma opção: o prontuário em papel continua permitido, e o digital precisa atender às regras de guarda, de segurança e, para dispensar o papel, de assinatura digital. Confirme com o seu conselho regional.
Não existe um melhor para todos. O melhor para você é o que permite exportar os dados, atende às regras de guarda e assinatura, protege o sigilo, tem os modelos da sua especialidade e se integra à sua agenda. Use os 8 critérios deste guia para comparar dois ou três.
Para médicos, dispensar o prontuário em papel exige, pela Resolução CFM 1.821/2007, um sistema com padrão NGS2, que prevê assinatura digital com certificado ICP-Brasil. Sem isso, o papel continua existindo ao lado do eletrônico. Outras profissões seguem as normas do próprio conselho, e vale confirmar a regra atual com ele.
No mínimo 20 anos a partir do último registro, segundo o art. 6º da Lei 13.787/2018, que admite prazos diferentes fixados em regulamento. A Resolução CFM 1.821/2007 fala em guarda permanente para prontuário arquivado em meio óptico, microfilmado ou digitalizado. Planeje guardar por tempo indeterminado e confirme com o seu conselho regional.
Pode, e vale planejar desde o início. Confirme que você consegue exportar todo o histórico em formato legível, exporte cópias com regularidade e, na troca, mantenha os dois sistemas em paralelo por um período para conferir os dados.
Sim. Dado de saúde é dado pessoal sensível, e a LGPD responsabiliza controlador e operador pelo tratamento. Verifique no contrato quem é cada um, onde os dados ficam, quem acessa e quais medidas de segurança existem.
Os sistemas variam por porte e uso: para consultório individual, para consultório com equipe, para clínica com vários profissionais e para hospitais, além dos modelos por especialidade. Escolha pelo porte do seu consultório e pelos campos que a sua profissão exige.
Podem, desde que o sistema atenda às normas do conselho da profissão sobre registro e guarda de documentos. O prazo mínimo da Lei 13.787/2018 vale para todo prontuário de paciente, e cada conselho pode ter regras próprias, inclusive sobre assinatura. Consulte o seu conselho regional antes de decidir.
